Procura: Průvodce digitálním nákupem a poptávkovým řízením

Od chaosu v e-mailech k profesionálnímu nákupnímu procesu

Digitální poptávkové řízení (e-sourcing) představuje způsob, jak transformovat výběr dodavatelů do jasně definovaného procesu: od zadání a oslovení trhu přes sběr nabídek od dodavatelů až po jejich objektivní vyhodnocení. Služba Procura tento proces digitalizuje a zajišťuje, aby byl rychlejší, přehlednější a plně auditovatelný.

1. Co je Procura a jakou hodnotu přináší

Procura je webová aplikace navržená pro společnosti, které chtějí mít své nákupní procesy pod kontrolou. Namísto nepřehledných e-mailových vláken a ztracených příloh staví na logické struktuře: Projekty → Poptávky (RFI/RFP) → Dodavatelé → Nabídky → Vyhodnocení → Výběr

Klíčové funkcionality:

• Centralizace dat: Všechny verze zadání, dotazy dodavatelů a nabídky na jednom místě.
• Strukturovaný sběr: Sjednocení formátu odpovědí – konec porovnávání PDF vs. Excel.
• Transparentnost: Jasná historie komunikace a rozhodovacích procesů.

2. Role v systému

Aplikace definuje tři základní úrovně interakce:

• Poptávající (Zadavatel): Nákupčí, projektoví manažeři či majitelé firem. Potřebují získat férové nabídky, srovnat je podle kritérií a obhájit své rozhodnutí.
• Dodavatel: Získává jasné zadání, jednotný formát pro odpověď a transparentní informaci o termínech. Digitální proces snižuje riziko nedorozumění.

3. Slovník pojmů

Abychom v rámci procesu mluvili stejným jazykem:

• Projekt: Zastřešující složka pro konkrétní potřebu (např. „Výstavba nové haly“).
• RFI (Request for Information): Průzkum trhu a mapování možností dodavatelů.
• RFP (Request for Proposal): Poptávka konkrétního řešení včetně harmonogramu a ceny.
• RFQ (Request for Quotation): Čistě cenová poptávka pro jasně definované zboží či služby.
• Kritéria: Parametry pro hodnocení (cena, kvalita, SLA, reference).

4. Moduly a fáze procesu v praxi

I. Příprava a zadání

Než poptávka odejde k dodavatelům, Procura vám pomůže definovat:

• Rozsah (must-have vs. nice-to-have).
• Kritéria vyhodnocení a termíny.
• Strukturované otázky namísto vágních Word dokumentů.

II. Oslovení trhu

Podporujeme dvě cesty oslovení:

1. Uzavřené řízení: Pozvánky zaslané konkrétním, prověřeným subjektům.
2. Veřejná poptávka: Možnost nechat trh reagovat a objevit nové dodavatele.

III. Podání a kontrola nabídek

Dodavatelé vkládají data přímo do připravených formulářů. Systém hlídá úplnost příloh a termíny odevzdání. Integrovaný Q&A modul umožňuje řízené vyjasňování nejasností v zadání pro všechny účastníky najednou.

IV. Vyhodnocení a výběr

Lámání chleba probíhá v modulu porovnání. Procura vizualizuje rozdíly v nabídkách a umožňuje:

• Skórování podle nastavených vah.
• Realizaci více kol vyjednávání (např. cenové aukce nebo shortlisty).
• Generování finálního protokolu o výběru, který je zpětně kdykoliv doložitelný.

5. Hlavní přínosy digitálního nákupu

1. Časová úspora: Odpadá ruční přepisování dat a dohledávání „poslední verze“ přílohy.
2. Objektivita: Rozhodujete se na základě tvrdých dat, nikoliv podle toho, kdo poslal líbivější prezentaci.
3. Auditní stopa: Každý krok, změna i zpráva jsou zaznamenány. Ideální pro interní i externí audity.
4. Know-how firmy: I po odchodu nákupčího zůstává historie všech tendrů a kontaktů bezpečně v aplikaci.

6. Na co si dát pozor

Digitální nástroj je „kolejnice“, která proces udrží, ale základem úspěchu zůstává:

• Jasné zadání: Software nevyřeší chybu v popisu poptávané služby.
• Dodržování pravidel: Systém funguje nejlépe, pokud se komunikace neděje „bokem“ přes telefon či soukromé e-maily.

Chcete digitalizovat váš nákup? Začněte testovat v Beta režimu na www.procura.cz nebo nás kontaktujte na admin@procura.cz.