Nákup pod kontrolou. Od požadavku po fakturu.
Šest kroků
01 · Požadavek
Žadatel zadá požadavek z interního katalogu, odvolávkou z rámcové smlouvy, z cenové nabídky nebo volným popisem mimo katalog. Uvede nákladové středisko a společnost, za kterou nakupuje.
Každý nákup podle pravidel.
Schvalování, kontrola rozpočtu a práh pro výběrové řízení platí pro každý požadavek: z interního katalogu, z rámcové smlouvy i mimo katalog.
Bez systému: O nákupu rozhoduje ten, kdo ho potřebuje.
Princip čtyř očí u každého nákupu
Žadatel nemůže schválit vlastní požadavek. Nákupy nad stanoveným limitem a nákupy od jediného dodavatele schvaluje také controlling.
Bez systému: Směrnice existuje na papíře, její dodržování nikdo nekontroluje.
Pravidla se uplatňují automaticky
Schvalovací limity a práh pro výběrové řízení se nastavují jednou. Systém je uplatňuje u nákupů z katalogu, odvolávek z rámcových smluv i nákupů mimo katalog.
Bez systému: Závazek se ve financích objeví až s fakturou.
Rozpočet ověřen dříve, než vznikne závazek
Dostupnost rozpočtu se ověřuje při zadání požadavku. Schválením se rozpočet čerpá, takže finanční oddělení vidí otevřené závazky dříve, než je doručena faktura.
Bez systému: Faktura se proplatí, aniž by někdo ověřil, že bylo objednáno a dodáno.
Úhrada pouze za objednané a dodané plnění
Každá faktura se porovná s objednávkou a s potvrzeným plněním. Odchylky přesahující stanovenou toleranci systém zobrazí před schválením faktury.
Každá role ve vlastním portálu
01 · Žadatel
Zadává požadavky z interního katalogu, z rámcové smlouvy, z cenové nabídky nebo volným popisem. Potvrzuje plnění, kontroluje výkazy práce a schvaluje faktury.
02 · Schvalovatel
Zpravidla vlastník rozpočtu nákladového střediska. Schvaluje požadavky, faktury a výkazy práce v jedné frontě, s podklady u každé položky.
03 · Nákupčí
Posuzuje požadavky, přebírá je k nákupu nebo je vrací k dopracování. Vede výběrová řízení, uzavírá rámcové smlouvy, zařazuje položky do interního katalogu a vystavuje objednávky.
04 · Controlling
Nastavuje rozpočty, analyzuje výdaje podle dodavatelů, kategorií a nákladových středisek a schvaluje nákupy nad limitem a od jediného dodavatele. Má přístup k úplné auditní stopě.
05 · Externista
Vykazuje odpracovaný čas v rámci schválených člověkodnů a sazeb. Výkazy kontroluje žadatel a schvaluje schvalovatel.
06 · Dodavatel
Podává cenové nabídky, přijímá objednávky, potvrzuje jejich odeslání a spravuje ceník rámcové smlouvy.